Alloggiati Web: come comunicare gli ospiti alla Questura entro 24 ore

Ogni volta che un ospite varca la soglia del tuo alloggio scatta un obbligo che non puoi rinviare: comunicare le sue generalità alla Polizia di Stato entro 24 ore. Non è una formalità tra le tante. È un adempimento penalmente rilevante, e i controlli sul settore sono in aumento. Vale per ogni canale di prenotazione, che l'ospite arrivi da Booking, da Airbnb o da una telefonata diretta.

Cos'è Alloggiati Web e perché ti riguarda

Alloggiati Web è il portale telematico della Polizia di Stato (alloggiatiweb.poliziadistato.it) attraverso cui ogni gestore di struttura ricettiva, e ogni locatore di immobili per soggiorni brevi, trasmette i dati degli ospiti alle autorità di pubblica sicurezza.

Il fondamento normativo è l'art. 109 del TULPS (Testo Unico Leggi Pubblica Sicurezza), integrato dall'art. 19-bis del D.L. 113/2018, che ha esteso l'obbligo in modo esplicito alle locazioni brevi (durata inferiore a 30 giorni). Il canale di prenotazione non cambia nulla: l'obbligo resta lo stesso.

Un punto che molti host sottovalutano: la comunicazione riguarda ogni singolo ospite, non solo chi ha prenotato o il capogruppo. Se arrivano in quattro, trasmetti le generalità di tutte e quattro le persone.

Le scadenze da rispettare

• Soggiorno standard (oltre le 24 ore): comunicazione entro 24 ore dall'arrivo.
• Soggiorno brevissimo (sotto le 24 ore): comunicazione entro 6 ore dall'arrivo.

Come ottenere le credenziali

Le credenziali si richiedono alla Questura competente per il territorio dove si trova l'immobile, non a quella di residenza del proprietario (se diversa). La procedura standard prevede tre passaggi: raccogli i documenti richiesti, li invii via PEC all'ufficio alloggiati della Questura (ogni Questura ha il proprio indirizzo, lo trovi su poliziadistato.it), poi ricevi username e password temporanea via email o posta. Alcune Questure ricevono ancora allo sportello fisico su appuntamento, quindi conviene controllare il sito locale.

I documenti tipici per un locatore non professionale (affitti brevi sotto i 30 giorni) sono: copia del documento d'identità in corso di validità, contratto di locazione o atto di proprietà che attesti la disponibilità dell'immobile, planimetria catastale aggiornata, la comunicazione di inizio attività (CIA/SCIA) se richiesta dal Comune, la comunicazione dell'imposta di soggiorno al Comune competente e il codice CIN, obbligatorio dal 2 novembre 2024 ai sensi del D.L. 145/2023.

Cosa registrare e per quanto conservarlo

Per ogni ospite trasmetti: data di arrivo e durata prevista del soggiorno, nome e cognome, sesso, luogo e data di nascita, cittadinanza, tipo di documento d'identità con numero e autorità emittente.

Una volta inviati, i dati non si possono modificare: se sbagli, devi annullare la comunicazione e reinviarla. Se il portale è irraggiungibile per un guasto tecnico, contatta la Questura via PEC documentando il tentativo e conserva la prova dell'invio. Il certificato di avvenuta comunicazione generato dal sistema va conservato per 5 anni: non sei obbligato ad archiviare copia fisica del documento dell'ospite, ma quell'attestato è la tua prova di adempimento in caso di controllo.

Self check-in e identificazione «de visu»: la situazione aggiornata

È il punto più discusso del settore negli ultimi mesi, e capirlo bene ti evita guai. Due provvedimenti hanno disegnato il quadro attuale.

La circolare del Ministero dell'Interno n. 557/ST/221.3.1.O del 18 novembre 2024 ha ribadito che l'identificazione deve avvenire «de visu», cioè con verifica diretta che la persona corrisponda al documento presentato. La circolare ha escluso i sistemi completamente automatizzati (key box con solo codice numerico, foto del documento inviata via app senza controllo umano) perché non permettono di accertare la corrispondenza reale tra ospite e documento.

La sentenza del Consiglio di Stato n. 5732 del 21 novembre 2025 ha poi ridefinito in parte la cosa: la verifica de visu può avvenire anche a distanza, purché in tempo reale e con strumenti idonei, tipicamente la videochiamata live. Questo ha reso legittime alcune soluzioni di check-in remoto che includono un momento di riconoscimento umano diretto.

• Accoglienza personale in loco: ammessa, è il gold standard.
• Videochiamata live durante il check-in, con l'host che vede ospite e documento: ammessa dal Consiglio di Stato 2025.
• App con verifica del documento in tempo reale e operatore umano: ammessa, se c'è controllo umano diretto.
• Key box con solo codice pin o QR code: non ammessa, nessuna verifica dell'identità.
• Foto del documento via WhatsApp con accesso automatico: non ammessa, non è de visu.

La tecnologia supporta il controllo, non lo sostituisce. Se usi uno smart lock o una key box, abbinali sempre a una videochiamata o a un accesso con un co-host presente.

Le sanzioni: qui non si scherza

L'omessa comunicazione configura una contravvenzione penale ai sensi degli artt. 109 e 17 TULPS, con arresto fino a 3 mesi e ammenda fino a 206 euro per singola violazione. E qui sta il punto delicato: le sanzioni si contano per ogni ospite non comunicato, non per immobile. Quattro ospiti omessi significano quattro contestazioni distinte.

Che i controlli siano reali lo dicono i numeri: la campagna NAS 2024-2025 ha accertato 731 violazioni amministrative e 61 violazioni penali nelle strutture ricettive italiane, con sanzioni complessivamente superiori a 500.000 euro. Alloggiati Web è tra gli adempimenti più verificati.

Come integrarlo nel check-in senza stress

Il segreto è uno solo: automatizzare la raccolta dei dati e standardizzare l'identificazione, così non dipendi dalla memoria nei giorni pieni.

• Usa un PMS o un channel manager che supporti l'invio automatico ad Alloggiati Web via API: riduci l'errore umano e azzeri il rischio di dimenticare la trasmissione.
• Prepara un form di pre-check-in che l'ospite compila prima dell'arrivo, così hai già pronti nome, cognome, documento, data di nascita e cittadinanza.
• Rendi la videochiamata di benvenuto parte fissa del processo: cinque minuti prima del check-in mostri l'alloggio e verifichi il documento. Professionale, personale e conforme.
• Tieni un registro delle comunicazioni inviate con data, ora e numero di protocollo: è la tua difesa in caso di ispezione.
• Imposta un reminder automatico due ore dopo l'orario di check-in previsto, che ti ricordi di controllare se la comunicazione è partita.

Questo è uno di quegli adempimenti dove un sistema ben costruito conta più della buona volontà. In +Prenotazioni lo integriamo già nel workflow di check-in per le strutture che gestiamo: meno burocrazia da ricordare a mano significa più energie per quello che porta davvero ospiti, il tuo canale diretto. Lo strumento te lo diamo noi, al comando resti tu.

Testo divulgativo, per la propria situazione rivolgersi a un professionista qualificato.