Ricevute e fatture per l'ospite: cosa rilasciare e quando

Quando un ospite ti paga, hai un obbligo preciso: rilasciare una prova scritta di quel pagamento. Non è burocrazia fine a sé stessa, è la base della tua tracciabilità fiscale e, se arriva un controllo, la tua prima linea di difesa. Il documento giusto cambia in base al tuo profilo: un host privato in cedolare secca non emette lo stesso pezzo di carta di chi ha la partita IVA.

Se sei un host privato (non imprenditore)

La maggior parte dei proprietari che affitta uno o due immobili opera come persona fisica non imprenditore, quasi sempre in cedolare secca. In questo caso il documento da consegnare all'ospite è una ricevuta di pagamento non fiscale.

Non è una fattura, non è un documento IVA: è la quietanza scritta che attesta che hai incassato una certa somma per un determinato soggiorno. Non esiste un modello ufficiale obbligatorio. Va bene un foglio Word, un PDF generato dal tuo gestionale o un template trovato online, a patto che contenga tutto quello che serve.

Cosa deve contenere la ricevuta

• Nome, cognome e codice fiscale del locatore (tu)
• Nome, cognome e codice fiscale o documento dell'ospite
• Indirizzo completo dell'immobile affittato
• Date di check-in e check-out
• Importo totale incassato e metodo di pagamento
• Data di emissione e firma del locatore

La marca da bollo da 2 €

Qui c'è una regola che molti host ignorano o applicano male. Se l'importo della ricevuta supera 77,47 € e il pagamento avviene in contanti (o comunque non è documentabile come tracciato), devi apporre una marca da bollo da 2 € sulla ricevuta. Il costo della marca è a carico dell'ospite, ma il responsabile della corretta applicazione resti tu.

Puoi assolvere l'obbligo in due modi: la marca cartacea da 2 € applicata fisicamente sulla ricevuta stampata, oppure il bollo telematico tramite il servizio @e.bollo dell'Agenzia delle Entrate, che genera un codice univoco con piena tracciabilità digitale.

Quando il bollo non serve

Ci sono due casi in cui la marca non è dovuta. Il primo: hai scelto la cedolare secca, e il regime sostitutivo assorbe anche l'imposta di bollo su tutte le quietanze collegate, qualunque sia l'importo incassato. Il secondo: il pagamento è tracciato, perché bonifico, carta di credito o altri strumenti elettronici documentano già la transazione in modo inequivocabile.

Se sei un host imprenditore (partita IVA)

Dal 1° gennaio 2026, chi gestisce tre o più immobili in locazione turistica è presunto svolgere attività d'impresa e deve aprire la partita IVA (rientra in questa categoria anche chi era già titolare di P.IVA per altri motivi). Qui le regole cambiano radicalmente.

• Devi emettere fattura per ogni soggiorno, intestata all'ospite.
• Se l'ospite è un privato (B2C), la fattura può essere cartacea o elettronica a tua scelta, ma devi comunque trasmettere i dati al Sistema di Interscambio (SdI).
• Se l'ospite è un'azienda o un professionista con partita IVA (B2B), la fattura elettronica tramite SdI è obbligatoria.
• Sul regime IVA applicabile (esente, ordinario, forfettario) la risposta dipende dal tuo inquadramento specifico: chiedi al commercialista.

Una regola pratica che evita errori: fattura sempre il lordo incassato dall'ospite, non il netto dopo le commissioni dell'OTA. Se l'ospite paga 300 €, la tua prestazione vale 300 €, anche se la piattaforma ne trattiene 40.

Cosa fanno (e non fanno) le OTA

Punto critico, spesso frainteso: Booking.com e Airbnb non emettono documenti fiscali per il soggiorno al posto tuo. Le piattaforme emettono documenti solo per i propri servizi, cioè per le commissioni che ti addebitano.

• Da Booking.com ricevi la fattura per le commissioni che ti scala, intestata a te e non all'ospite.
• Da Airbnb ricevi la fattura in regime di reverse charge per le commissioni: se sei titolare di P.IVA, devi integrare l'IVA italiana e trasmettere un'autofattura elettronica.

Nessuna delle due rilascia all'ospite un documento che copra il soggiorno. Quel documento lo emetti tu, ed è un tuo obbligo farlo se l'ospite te lo chiede. È anche uno dei motivi per cui la relazione diretta con chi prenotato sul tuo canale è più semplice da gestire: i dati e i documenti restano nelle tue mani, non in quelle di una piattaforma.

Tabella riepilogativa: chi sei, cosa rilasci

• Privato, cedolare secca: ricevuta non fiscale, bollo non dovuto (la cedolare lo assorbe).
• Privato, IRPEF ordinario, pagamento tracciato: ricevuta non fiscale, bollo non dovuto.
• Privato, IRPEF ordinario, contanti oltre 77,47 €: ricevuta non fiscale, bollo da 2 € obbligatorio.
• Imprenditore P.IVA, ospite privato: fattura (anche cartacea), bollo se oltre 77,47 € senza IVA.
• Imprenditore P.IVA, ospite con P.IVA: fattura elettronica via SdI, bollo virtuale se applicabile.

Tracciabilità: le abitudini che ti salvano

Al di là del documento che emetti, ci sono comportamenti che ti tengono in ordine tutto l'anno e ti coprono in caso di verifica.

• Preferisci i pagamenti tracciati (bonifico, carta, Satispay, PayPal): riducono le contestazioni, esentano dal bollo e semplificano la riconciliazione a fine anno.
• Tieni un archivio separato per ogni prenotazione: ricevuta o fattura emessa, conferma di pagamento (estratto conto o notifica della piattaforma), contratto o conferma di prenotazione.
• Annota il metodo di pagamento sulla ricevuta: una nota come «pagamento ricevuto tramite bonifico bancario in data gg/mm/aaaa» vale oro in caso di controllo.
• Numera le ricevute in progressivo (es. 2026-001, 2026-002): non è obbligatorio per i privati, ma dimostra continuità e ti tiene ordinato.

Cosa conservare e per quanto

• Ricevute di pagamento: 5 anni.
• Contratti di locazione breve: 5 anni dalla scadenza.
• Fatture emesse e ricevute (P.IVA): 10 anni.
• Estratti conto e bonifici di prova: 5 anni.
• Dichiarazioni dei redditi: 10 anni dalla presentazione.

Conserva tutto in formato digitale, con un backup. Se usi un gestionale o un software dedicato, verifica che archivi in automatico i documenti emessi e che tu possa esportarli anche se un domani cambi strumento.

Testo divulgativo, per la propria situazione rivolgersi a un professionista qualificato.